Ametist

Ravimiametis on rakendatud kvaliteedijuhtimissüsteem, mille aluseks on õigusaktid ja rahvusvaheline standard ISO 9001:2015.

Oma juhtimissüsteemi hindame läbi Euroopa ravimiametite vahelise koostöövõrgustiku, iga 4-5 aasta järel toimuva võrdlusuuringuga BEMA (The Benchmarking of European Medicines Agencies). BEMA raamistikuks on ravimiametite spetsiifilised hindamiskriteeriumid, mille alusel läbivad osalejad enesehindamise ja välise hindamise. BEMA lõpparuanne annab ravimiametitele võimaluse tutvuda teiste asutuste parimate praktikatega ja kasutada neid parendusvõimalusena oma töös.

Ravimiameti labor lähtub oma tegevuses rahvusvahelisest standardist EVS-EN ISO/IEC 17025:2017 ja Euroopa Nõukogu raames tegutseva riiklike ravimikontrolli laborite koostöövõrgustiku OMCL Network juhenditest. Meie labor on akrediteeritud Eesti Standardimis- ja Akrediteerimiskeskuse poolt. Iga 3-4 aasta tagant toimuvad ka OMCL koostöövõrgustiku auditid.

Ravimiameti labori akrediteerimistunnistus:

Labori EAK akrediteerimisulatuses on järgmised metoodikad: L217.pdf (eak.ee)

1. Isikuandmete töötlemise põhimõtted Ravimiametis

Isikuandmete töötlemise teave on koostatud Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse 2016/679 artiklis 12 „Selge teave, teavitamine ja andmesubjekti õiguste teostamise kord“ sätestatud vastutava töötleja nõuete täitmiseks ja füüsiliste isikute teavitamiseks isikuandmete töötlemise põhimõtetest ja õiguste tagamisest lähtudes.

Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku (andmesubjekti) kohta. Eelkõige on füüsiline isik tuvastatav identifitseerimistunnuse (nimi, isikukood, elukoht, asukoht, e-posti aadress, telefoninumber, võrguidentifikaator) või ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.

Eriliigilised isikuandmed on isikuandmed, mis sisaldavad rassilist või etnilist päritolu, poliitilisi vaateid, usulisi või filosoofilisi veendumusi või ametiühingusse kuulumist, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta.

Ravimiamet puutub eriliigiliste isikuandmetega kokku apteekide üle järelevalve tegemisel (näiteks retseptiravimite müüki kontrollides), ravimitega reisimise taotluste menetlemisel ja patsiendi kõrvaltoime teatiste ülevaatamisel.

Isikuandmete töötlemine on seaduslik, õiglane ja läbipaistev. Isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse eesmärgipäraselt ja minimaalselt. Isikuandmed on õiged ja vajadusel tagatakse nende parandamine. Isikuandmeid säilitatakse ainult ettenähtud säilitustähtaja jooksul ja seejärel need kustutatakse. Isikuandmete töötlemisel kasutatakse turvameetmeid, mis kaitsevad neid ebaseadusliku juurdepääsu ja juhusliku kaotamise või hävimise eest.

Ravimiamet on edukalt läbinud nii ISKE turvameetmete süsteemi kui ka Andmekaitse Inspektsiooni auditid andmete turvalise töötlemise kohta.

Allpool kirjeldatud põhimõtted ei kehti juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete töötlemise kohta ega hõlma isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele viidatakse meie välisveebis (välislingid).

2. Töötleme Teie isikuandmeid alljärgnevatel juhtudel:

2.1. Kui külastate meie veebilehte

Kui külastate meie välisveebi ja tutvute sealse infoga, piirduvad Teie kohta kogutavad ja säilitatavad andmed Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadressiga), Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga ning külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

Me ei seo IP-aadresse isikut tuvastava teabega ning avaldame neid üksnes isikustamata kujul. Me kogume ja säilitame andmeid selle kohta, millist välisveebi osa Te külastate ja kui kaua seal peatute. Neid andmeid kasutame külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal välisveebi arendada ja muuta see külastajasõbralikumaks.

Ravimiameti võrgulehel kasutatakse küpsiseid. Küpsistest saate loobuda igal ajal, muutes kasutatava seadme veebilehitseja seadistusi ja kustutades salvestatud küpsised.

Mis on küpsis? - Küpsis (cookie) on väike tekstifail, mis salvestatakse veebisaidi külastamisel kasutaja arvutisse või muusse seadmesse (nt telefoni). Tekstifail sisaldab teavet, mida kasutatakse kindla veebisaidi külastajate kasutajakogemuse parandamiseks. Küpsised ise kasutaja arvutist informatsiooni ei loe ega välja ei saada. Ravimiamet kasutab küpsiseid statistiliste andmete kogumiseks, jälgides kasutajate eelistusi võrgulehtede külastamisel.

Ravimiamet kasutab kahte liiki küpsiseid:

1. Seansiküpsised salvestuvad üksnes ajutiselt veebilehe külastamise ajaks.
2. Püsiküpsised salvestuvad kasutaja arvutisse pärast veebilehitseja sulgemist. Püsiküpsised võivad jääda kasutaja arvutisse päevadeks, kuudeks või aastateks, kuid soovi korral saab need ise seadmest kustutada.

Püsiküpsiste eesmärkideks on veebilehitseja tuvastamine, teenuse pakkumine ja korrashoid, veebisaidi turvalisus ja teenuste terviklikkus ning kasutajastatistika ja -analüüs (küpsised, mis annavad teavet selle kohta, kuidas ja kui tihti Ravimiameti veebilehte veebisaite kasutatakse, missugused on kasutajarühmad ja milliseid otsingutööriistu kasutatakse).

2.2. Kui edastate meile märgukirja, teabenõude, vaide, selgitustaotluse või muu taotluse

Teie isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks või soovitud dokumendi väljastamiseks. Kui olete saatnud meile kirja, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame Teie kirja teise asutusse, kuid teavitame sellest kindlasti ka Teid.

Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel (näiteks ettevõtte töötajana), siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Need kontaktandmed võivad dokumendiregistris olla avalikud.

Isikuandmeid sisaldavad dokumendid on üldjuhul juurdepääsupiiranguga. Seepärast ei avalikustata neid dokumendiregistris. Dokumendiregistris võidakse neid avaldada ainult juhul, kui avaldamise kohustus tuleneb seadusest.

Juurdepääsupiirangu info ja alused on toodud Ravimiameti dokumentide loetelus ning dokumendiregistris dokumendi detailandmetes.

Ravimiameti töötajatest pääsevad kirjavahetusele ja ka teistele dokumentidele ligi vaid need isikud, kelle tööülesanded on nende dokumentidega seotud.

Juurdepääsupiirangu märkega dokumentide kohta on registris toodud üldised andmed ilma dokumendi sisuta (nt on täpse pealkirja asemel märgitud „Teabenõue“, „Taotlus“ vms). Eraisiku nime asemel kuvatakse nime väljal vaid sõna „Eraisik“. Nii ei ole ka eraisiku kirjade üldandmed nime järgi otsides leitavad.

Juurdepääsupiiranguga dokumentidega on võimalik tutvuda teabenõude korras, kusjuures kolmandatele isikutele väljastatakse dokumente täies mahus ainult seadusega ettenähtud juhtudel või volikirja olemasolul. Näiteks hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame dokumendihaldussüsteemis 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse ning teave kustutatakse. Üksikasjalikku ülevaadet dokumentide säilitusaegadest näete Ravimiameti dokumentide loetelus.

Ravimiametiga suheldes saate ise valida, kas eelistate saada vastuse e-posti või kirja teel – vaikimisi saadame Teile vastuse, kasutades sama suhtluskanalit, mis Teie oma esialgse kirja puhul. Vastuse koostamisel, edastamisel ja lisainfo saamiseks Teiega kontakteerumisel jälgime alati, et delikaatne info ei satuks kõrvaliste isikute kätte.

2.3. Kui kasutate Ravimiameti kliendiportaali

Ravimiameti kliendiportaal on keskkond Ravimiametile dokumentide edastamiseks. Kliendiportaal võimaldab dokumente mugavalt täita, vajadusel allkirjastada ning edastada Ravimiametile. Kliendiportaali kasutajakonto registreerimisel küsitakse Teilt teatud isikuandmeid, sh isikukoodi. Need andmed on vajalikud Teie elektrooniliseks identifitseerimiseks. Kliendiportaali kasutajakonto andmeid ei salvestata Kliendiportaalist välja ega kasutata muuks otstarbeks peale portaali töö. Kliendiportaali kaudu esitatud digidokumendid käsitletakse samadel alustel e-posti teel laekunud digidokumentidega.

2.4. Kui kandideerite meile tööle või teenistusse

Kui kandideerite meile tööle (töötajaks) või teenistusse (ametnikuks), on isikuandmete töötlemise eesmärk leida kandidaat, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim töö- või teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele, ning teha talle ettepanek asuda ametikohale.

Ravimiamet säilitab konkursil osalenud kandidaatide andmeid värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks kuni värbamisotsuse vaidlustamistähtaja lõppemiseni ehk kolm aastat pärast isiku suhtes tehtud otsust.

Tööle või teenistusse kandideerimisel lähtume avaliku teenistuse seaduses ja töölepingu seaduses sätestatust ning ei küsi teilt andmeid, mille vastu meil puudub õigustatud huvi. Vajadusel  kontrollime karistusregistri aktiivsest osast teenistusse või tööle asujate andmeid. Seaduste ja teiste õigusnormide järgimise kohustuse ning laitmatu tausta osas kehtivad Ravimiametis nii ametnikele kui töötajatele sarnased ootused ja nõuded, mistõttu peame olema veendunud, et tööle tulevatel inimestel ei ole kehtivaid karistusi.

Kuna kandideerimisdokumendid (elulookirjeldus, motivatsioonikiri jms), mille Ravimiametile kandideerimisel esitate, sisaldavad Teie isikuandmeid, siis on neile kehtestatud juurdepääsupiirang ja juurdepääs on piiratud ka ameti sees. Ameti- või töökohale kandideerijate dokumentidele võimaldatakse juurdepääs ainult ameti üldosakonna personalispetsialistile ning konkursikomisjoni liikmetele. Kui esitate oma dokumentides tööle soovitajad, siis eeldame, et võime Teie poolt soovitajatena nimetatud isikutega suhelda. Samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.

Värbamisprotsessis võime nii teenistusse kui ka tööle kandideerija kohta koguda täiendavat teavet avalikest allikatest (sotsiaalmeediavõrgustikud, veebilehed, avalikud registrid jms). Kandidaadil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.

Meile teenistusse või tööle kandideerides on Teil õigus saada teada, milliseid andmeid me Teie kohta kogunud oleme. Teil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ning anda selgitusi või esitada vastuväiteid. Teiste kandidaatide andmeid me ei avalda.

Kui esitate meile dokumendid praktikale kandideerides, kehtivad samad nõuded, mis kehtivad ka tööle kandideerides.

2.5 Väärtegude menetlemisel kogutud isikuandmete töötlemine

Ravimiamet töötleb selliste rikkumiste menetlemisel kogutud isikuandmeid, mille kohtuväliseks menetlejaks ta on. Kogutud andmeid töödeldakse üldistel alustel.

2.6 Eriliigiliste isikuandmete töötlemine

Ravimiamet puutub eriliigiliste isikuandmetega kokku apteekide üle järelevalve tegemisel (nt retseptiravimite müüki kontrollides), ravimitega reisimise taotluste menetlemisel ja patsiendi kõrvaltoime teatiste ülevaatamisel.

Kui olete meile esitanud ravimi kõrvaltoime teatise, võime vajada lisainfot ka raviasutusest või arstilt, kes ravimi/retsepti väljastas. Sellisel juhul võtame ise ühendust teatisel märgitud raviasutusega ning küsime Teie arstilt juurde asjassepuutuvaid terviseandmeid, mis aitavad meil ravimi kõrvaltoimet paremini hinnata.

3. Füüsilise isiku õigused

Kõikide isikuandmete osas, mida Teie kohta kogunud oleme, on Teil alljärgnevad õigused:

3.1. Õigus tutvuda oma andmetega

Füüsilisel isikul on õigus saada kinnitust selle kohta, kas teda käsitlevaid isikuandmeid töödeldakse ja kui töödeldakse, siis õigus nõuda nende väljastamist. Tutvumiseks peate esitama meile taotluse. Isikuandmeid väljastades peame olema veendunud teie isikusamasuses. Seetõttu peate taotluse omakäeliselt või digitaalselt allkirjastama.

Väljastame andmed Teie soovitud viisil nii kiiresti kui võimalik, kuid mitte hiljem kui 1 kuu jooksul alates Teie taotluse saamisest. Kui 1 kuu jooksul ei ole võimalik andmeid väljastada, teavitame Teid sellest ja pikendame vastamise tähtaega kuni 2 kuu võrra.

3.2. Õigus saada teavet oma isikuandmete töötlemise kohta

Juhul, kui oleme Teie kohta andmeid kogunud, siis on Teil õigus saada teada, mis on nende kogumise eesmärk, kellele on Teie isikuandmeid avalikustatud või avalikustatakse, kui kaua andmeid säilitatakse ning juhul, kui andmeid ei ole kogutud Teilt endalt, siis teave nende allika kohta. Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud põhjendatud taotlus.

Õigust oma andmetega tutvuda ja saada teavet isikute kohta, kellele oleme teie isikuandmeid edastanud, tohib piirata, kui Teile andmete või teabe väljastamine võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist, raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses või ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

3.3. Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist

Teil on õigus nõuda oma andmete parandamist ja täiendamist, kui avastate, et need on ebaõiged ja ei vasta tegelikkusele. Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus ning lisage sellele oma taotlust põhjendavad tõendid ja asjaolude kirjeldus.

3.4. Õigus nõuda andmete töötlemise piiramist ja lõpetamist

Kui Teie isikuandmete töötlemiseks, avalikustamiseks, teatud eesmärgil kasutamiseks või andmetele juurdepääsu võimaldamiseks ei ole (enam) seaduslikku alust, saate nõuda andmete kasutamise piiramist, lõpetamist või kustutamist, andmete avalikustamise või andmetele juurdepääsu võimaldamise piiramist või lõpetamist. Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud põhjendatud taotlus.

3.5. Õigus esitada vastuväiteid

Teil on õigus esitada vastuväiteid Teie isikuandmete töötlemise kohta esitades selleks meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud põhjendatud taotlus.

3.6. Õigus pöörduda andmekaitse järelevalveasutuse ja/või halduskohtu poole

Juhul, kui leiate, et isikuandmete töötlemisel rikutakse Teie õigusi ja vabadusi, on Teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole või halduskohtusse.

4. Isikuandmete töötlemise rikkumine

Kui Ravimiametis toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis vormistame selle kohta nõutud dokumendid ning esitame need Andmekaitse Inspektsioonile. Kindlasti võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada.

Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta kasutusele vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

Küsimustes, mis on seotud isikuandmete töötlemisega Ravimiametis, saate vastuse meie andmekaitsespetsialistilt.

Palume kirjutada aadressil [email protected].

Huvigruppide ja lobistidega suhtlemisel lähtub Ravimiamet Lobistidega suhtlemise heast tavast ametiisikutele. Kohtumised avalikustatakse kalendrikuule järgneva 4 tööpäeva jooksul: